Office 365

MS Office. Iedereen gebruikt het elke dag op kantoor.

Misschien ben je een zelfstandige, en heb je ooit Office aangekocht. Dit wil zeggen dat je Office 2010 of hoger op je computer hebt staan.

Werkt prima, toch? Word en Excel bestanden maken en bekijken. Het is zo vanzelfsprekend dat dit gewoon werkt, dat men niet stilstaat bij nieuwere producten.

Eentje daarvan wil graag met jou bespreken: Office 365.

Office 365, afgekort 'O365' is dezelfde software die je hebt gekocht, in een abonnement en mét online functionaliteiten. Kort door de bocht komt het daarop neer.

Het abonnement

Het concept is simpel: je betaalt jaarlijks een vast bedrag per gebruiker. In ruil daarvoor krijg je:

- Altijd de laatste nieuwe MS Office software

- toegang tot de Office Online

- Microsoft Exchange (vanaf Business Premium)

- E-mail hosting (vanaf Business Premium)

- Een sharepoint omgeving (vanaf Business Premium)

Waarom overschakelen naar O365?

De aankoop van de software voor een zakelijke gebruiker is redelijk duur. De prijzen variëren tussen de 299€ en de 579€ per computer. Da's best veel.

Bovendien gebruik je vanaf dat moment dezelfde versie van Office de komende jaren. Als men bijvoorbeeld een tijd terug Office 2016 kocht, ligt enkele maanden later versie 2019 in de rekken (nu verkrijgbaar).

Met het abonnement krijg je meer waar voor je geld.

Neem bijvoorbeeld het populairste Business Premium abonnement, dan zit er automatisch een sharepoint omgeving bij.

Bestanden opslaan, delen en bewerken. Online.

Gewoon een webpagina openen, inloggen met je Microsoft account et voila: daar staan al je documenten klaar om bewerkt te worden.

De prijs ligt ook een pak lager: 129€ per jaar per gebruiker. Elk jaar netjes een factuur voor de boekhouding en bij elke nieuwe versie gratis upgraden.

Exchange is het snelste en meest stabiele e-mailplatform ter wereld. Dit zit ook inbegrepen vanaf Business Premium.

Ik stuur je een mail, en die komt een knip later toe op al GSM, computer, tablet, laptop in je boot enzovoort.

Alles is instant gesynchroniseerd en bewaard: Contacten, Agenda items en E-mail. GSM of laptop kwijt? No problemo: nieuwe kopen en aanloggen en je hebt alles terug.

De voordelen op een rij:

- gratis upgraden bij nieuwe versies van Office

- meer functies via de Office Portal

- nooit meer dingen overzetten bij het vernieuwen van je hardware

- Office makkelijk (her)installeren

- goedkoper

(Heel) veel werknemers

Zóveel licenties? Moet je niet zelf aan beginnen natuurlijk.

Het is gebruikelijk dat deze Office 365 licenties beheerd worden door je IT partner. Iemand nieuw die begint of iemand die vertrekt? Wat met zijn of haar mailbox?

Laat het aan Compsessed over. Wij voorzien alle licenties en zorgen ervoor dat élke werknemer up-to-date is en aan de slag kan à-la-minute.

Een demo of offerte? info@compsessed.be of +32 3 336 12 15 en we komen met plezier op bezoek.

Bescherming persoonsgegevens in Europa door GDPR

De Europese Commissie en het Europees Parlement hebben besloten dat de huidige wetgeving niet langer aansluit op de constante veranderingen in de digitale wereld. Om een Europese regelgeving te creëren voor de bescherming van persoonsgegevens is een nieuwe Europese privacyverordening aangenomen: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ofwel General Data Protection Regulation (GDPR). De GDPR is op 25 mei 2016 in werking getreden en zal naar verwachting op 25 mei 2018 van kracht worden.

Maar wat betekent dat voor uw bedrijf?

Voorheen werd de privacy van persoonsgegevens van individuen beschermt binnen de Europese Unie (EU) gebaseerd op Richtlijn 95/46/EG. Het is de richtlijn rondom de bescherming van persoonsgegevens voor elk land binnen Europa. De landen baseren daarop hun eigen, lokale wetgeving op deze richtlijn.

Alle organisaties worden geacht om vanaf 25 mei 2016 hun bedrijfsvoering met de GDPR in overeenstemming te brengen en krijgen daarvoor tot 25 mei 2018 de tijd. Er staan een aantal interessante veranderingen in de GDPR:

De verordening voorziet in zeer strenge sancties tegen verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers die de gegevensbeschermingsregels overtreden. De boete die de nationale toezichthouder voor verwerkingsverantwoordelijken geeft, kan oplopen tot € 20 miljoen of 4% van de algemene jaaromzet.

De GDPR geldt ook voor organisaties die niet in de EU gevestigd zijn, maar wel diensten of producten aanbieden binnen de EU of gedrag van individuen binnen de EU monitoren.

Een deel van de administratieve lasten voor organisaties wordt verminderd. De verplichting om verwerkingen van persoonsgegevens te melden bij de lokale toezichthouders is verdwenen. Organisaties moeten zelf een overzicht bijhouden van al hun verwerkingen van persoonsgegevens.

De GDPR is een verordening, en niet slechts een EU-richtlijn. Hierdoor is deze, in tegenstelling tot richtlijn 95/46/EG, rechtstreeks geldig.

Dit is gunstig voor organisaties die in meerdere landen opereren. De regelgeving is dus overal gelijk. Lokale overheden krijgen wel de kans om wetgeving aan te passen aan eigen behoeftes omtrent de bescherming van persoonsgegevens. Een voorbeeld hiervan is de Autoriteit Persoonsgegevens, maar het zou heel goed kunnen dat andere instanties hier ook bij betrokken gaan raken.

Principes van GDPR

· transparantie: de persoon van wie de gegevens verwerkt worden, is hier van op de hoogte, heeft hiervoor toelating gegeven en kent zijn rechten.

· doelbeperking: de persoonsgegevens worden voor een welbepaald gewettigd doel verzameld, en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden

· gegevensbeperking: enkel de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld

· juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven

· bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het beoogde doel

· integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging

· verantwoording: de verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen

Social media en B2B

De meerderheid van de mensen hebben een account op social media. Het gebruik ervan is voor iedereen verschillend maar ongetwijfeld heeft iedereen al wel eens een promo of een “like en deel” actie zien passeren op Facebook.

Deze advertenties zijn betaald door het bedrijf dat achter het artikel staat en dient er natuurlijk voor om nieuwe klanten te werven en bestaande klanten te houden. Al die bedrijven hebben tevens ook een bedrijfspagina op hetzelfde platform waar – net zoals op een website – algemen info zoals contactgegevens op staat.

Buiten die info is er ook de mogelijkheid voor de klanten om dat bedrijf te ‘beoordelen’ aan de hand van een score tussen 1 en 5 sterren al dan niet aangevuld met commentaar erbij. Iedereen kent wel een organisatie of bedrijf waar die ontevreden over was en sterker nog dit ook zo heeft geuit via social media.

Dit wil zeggen dat u als ondernemer mogelijk ook actief bent op social media om uw bedrijf te promoten en al dan niet te maken hebt gehad met (on)tevreden klanten. Aan beide kanten van dit platform schuilen natuurlijk mensen met gevoelens. U, als bedrijf dient echter steeds professioneel te blijven, en dat is niet altijd makkelijk.

Enkele vuistregels voor het gebruik van Social Media voor bedrijven:

- Let goed op taal- en spellingsfouten; een fout in uw advertentie of artikel komt zeer onprofessioneel over.

- Zorg voor een goede zinsopbouw en let erop dat u niet te vaak hetzelfde woord in korte tijd gebruikt, maak dus gebruik van synoniemen.

- Indien u een slechte review krijgt online probeer dan eerst contact op te nemen met de klant en reageer niet direct op social media. Als u dan toch overgaat tot het reageren (wat u best altijd wel doet, ongeacht de situatie) blijf dan professioneel en toon ook empathie voor het misnoegen van die klant. Vermeld ook eventueel een oplossing of een voorstel zodat de andere mensen die dit lezen toch een positief gevoel eraan overhouden. Niemand is immers perfect en dat weten zij ook.

- Overspoel je volgers niet met informatie en/of promoties. Zorg dat het overzichtelijk blijft.

- Maak uw updates niet te lang en zorg regelmatig voor een leuke afbeelding erbij. Maar overdrijf hier niet in en zorg dat het van toepassing is.

- Foto’s moeten niet altijd professioneel door een fotograaf zijn getrokken maar wel van goede kwaliteit. Vermijd over- of onderblichting en het object dat u fotografeert bevindt zich best in een neutrale achtergrond.

- Verwijs regelmatig naar de website van het bedrijf via een update op social media, en vice versa.

- Indien er meerdere beheerders zijn van een social media account van uw bedrijf, maak zeker goede afspraken over het posten van updates. Spreek af wie wanneer post zodat er niet te veel of dubbele posts verschijnen in naam van het bedrijf.