Uw eigen professioneel uithangbord

Bijgewerkt: 23 okt 2017


Online visitekaartje

Het eerste werk bij de start van een bedrijf, of je nu een zelfstandige bent of een KMO hebt, is zorgen dat het bedrijf bereikbaar en zichtbaar is. Het is dus belangrijk om een website, een e-mailadres en een telefoonnummer te hebben zodat potentiële klanten via verschillende kanalen contact kunnen opnemen.

Vaak zien we echter dat hier niet voldoende tijd of moeite is ingestoken, of dat door gebrek aan kennis van de ondernemer(s) een onprofessioneel resultaat toont.

Enkele voorbeelden hiervan zijn geen website hebben of een website die er uitziet als een simpel document of het werk van een amateur. Anderzijds zien we dat er e-mailadressen worden gebruikt die niet aan een domeinnaam van het bedrijf gelinked zijn, genre “bedrijfsnaam@hotmail.com “ . Ook al staat de naam van uw bedrijfsnaam erin, het komt niet professioneel over door het gebrek aan uw bedrijfsnaam in uw domeinnaam. Dit is namelijk het belangrijkste onderdeel van het mailadres.



Allereerst is het veel makkelijker te communiceren naar de klanten, ongeacht wat voor de “@” komt, dat het eindigt met uw bedrijfsnaam; jan@bedrijf.be, boekhouding@bedrijf.be , info@bedrijf.be toont aan dat u tijd en geld hebt geïnvesteerd in uw bedrijf om het uw klanten makkelijker te maken. Bovendien kan u werken met meerdere ‘aliassen’ en hoeft u dus niet noodzakelijk verschillende mailadressen aan te vragen per dienst. Uw correspondenten kunnen gemakkelijk de juiste dienst aanschrijven, en aan uw kant komen de mails toe op 1 mail adres.

Hoe begint u eraan?

Allereerst reserveert u een domeinnaam. Een domeinnaam heeft bij voorkeur dezelfde naam als uw bedrijf en zorgt ervoor dat u makkelijk te vinden bent op het internet. Eens u uw domeinnaam gekocht hebt, kan u aan de slag met een website en het bijhorende mailadres; www.bedrijf.be en info@bedrijf.be bijvoorbeeld.

Vervolgens moet er een website gemaakt worden. Als die af is moet deze worden gekoppeld aan de eerder gekochte domeinnaam. Na deze actie zal uw website zichtbaar zijn als u surft naar de door uw gekozen domeinnaam.

E-mail dient u ook in te stellen op hetzelfde platform als waar uw domeinnaam gekocht is. Hier beheert u de mailadressen en/of aliassen naar keuze. Nu bent u online bereikbaar voor klanten!

E-mail

Standaard e-mail van de doorsnee provider volgt het IMAP of POP3 protocol. Als bedrijf is het echter beter om voor uw mailverkeer Microsoft Exchange te gebruiken gezien dit makkelijker te beheren is ‘achter de schermen’ en een betere veiligheid alsook snelheid aanbiedt. Dit is dan ook de standaard in het merendeel van alle bedrijven, wereldwijd.

Concreet gaat u bij Microsoft een abonnement aan voor uw Exchange en moet dit ook gekoppeld worden aan uw reeds bestaande e-mail adres. Zodoende neemt Microsoft eigenlijk het beheer van uw mailverkeer over van de provider waar u de domeinnaam gekocht heeft.

Uw voordelen hiervan zijn dat u:

- push mailverkeer krijgt, dus direct ontvangt en verstuurt zonder vertraging

- gemakkelijk e-mail kan instellen op verschillende apparaten (smartphone, laptop, desktop, tablet…)

- service krijgt van Microsoft bij problemen

- Het is dus belangrijk om een website, een e-mailadres en een telefoonnummer te hebben zodat potentiële klanten via verschillende kanalen contact kunnen opnemen.

- een beter beveiligd e-mailadres heeft; minder SPAM en PHISHING vermits Microsoft hier voortdurend optimaliseert

Een betrouwbare IT-partner

Niet iedereen is natuurlijk even bedreven in ICT. Als ondernemer bent u bezig met uw beroep dat vaak absoluut niet aanleunt of compatibel is met informatica in het algemeen. Het is zeker belangrijk dat uw bedrijf, zoals hierboven beschreven, een smetloos online visitekaartje heeft, ongeacht in welke sector dat bedrijf werkt.

Doe daarom beroep op een IT-partner die u hierin bijstaat. Het aanvragen van de domeinnaam, opzetten van de website en het instellen van uw mailverkeer. Het is zeer belangrijk dat dit correct gebeurt en dat u geen tijd verliest in het uitzoeken van deze dingen of met het oplossen van mogelijke problemen die hierbij kunnen komen kijken.

Een goede basis zorgt voor een goede start. Met de juiste IT-partner naast u bent u al zeker van deze goede start en op langere termijn kan u ook andere zorgen zoals het opzetten van een netwerk, aankoop van IT materiaal en het digitaliseren van bepaalde processen overwegen. Zorg ervoor dat u zich kan focussen op wat u doet en verlies geen tijd met de rest!

Samenvatting

- zorg voor een professionele look en koop een domeinnaam voor uw bedrijf

- details zijn belangrijk, klanten letten erop

- een goed mailsysteem is van cruciaal belang en is de backbone van uw communicatie

- modder niet zelf aan met een matige website of mailadres als resultaat, vraag raad aan een goede IT partner

- wees fier op uw website en communiceer deze aan uw correspondenten

11 keer bekeken

© 2020 Compsessed group

  • Facebook - Black Circle
  • Instagram - Black Circle